REGULAMIN BIURA TŁUMACZEŃ

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG TŁUMACZEŃ

Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń świadczy następujące usługi w zakresie tłumaczeń:

1. TŁUMACZENIA PISEMNE:

1. Tłumaczenie zwykłe – tłumaczenie z języka obcego na polski lub z polskiego na obcy lub z obcego na obcy, bez uwierzytelnienia. Rozliczane w oparciu o stronę przeliczeniową zawierającą 1800 znaków ze spacjami.
2. Tłumaczenie przysięgłe – tłumaczenie z języka obcego na polski lub z polskiego na obcy, uwierzytelnione przez tłumacza przysięgłego. Rozliczane w oparciu o stronę przeliczeniową zawierającą 1125 znaków ze spacjami. Na ilość znaków składają się: tłumaczony tekst główny dokumentu, pieczęcie, tekst na pieczęciach i znakach wodnych, czytelne i nieczytelne podpisy.
3. Weryfikacja tłumaczenia – sprawdzenie zgodności tłumaczenia z tekstem źródłowym w języku polskim lub tłumaczenia z tekstem źródłowym w języku obcym. Ponadto weryfikacja obejmuje sprawdzenie poprawności językowej, stylistycznej i logicznej tekstu. Weryfikacji dokonuje niezależny tłumacz, który nie dokonał pierwotnego przekładu.
4. Tłumaczenie specjalistyczne – tłumaczenie tekstów naukowych, specjalistycznych, branżowych. Tłumaczenie jest wykonywane przez tłumacza posiadającego doświadczenie w danej dziedzinie i wykształcenie związane z daną dziedziną. Wiąże się z dopłatą określoną w indywidualnej wycenie.
5. Tłumaczenie do publikacji – tłumaczenie tekstów do publikacji na drukach masowych, stronach internetowych, tekstów przemówień i wystąpień publicznych. Tłumaczenie jest wykonywane przez tłumacza, dla którego język docelowy jest językiem ojczystym. Wiąże się z dopłatą określoną w indywidualnej wycenie.

2. TŁUMACZENIA USTNE:

1. Tłumaczenie konsekutywne – tłumaczenie ustne, w którym osoba tłumaczona robi przerwy w wypowiedzi umożliwiając tłumaczowi jej przetłumaczenie; nie wymaga stosowania specjalistycznego sprzętu do tłumaczeń.
2. Tłumaczenie symultaniczne – zwane inaczej kabinowym, tłumacz tłumaczy równolegle (jednocześnie) wypowiedź osoby tłumaczonej, stosowane np. podczas konferencji, wymaga zastosowania systemu do tłumaczeń symultanicznych, tłumacz pracuje w dźwiękoszczelnej kabinie.
3. Tłumaczenie ustne przysięgłe – tłumacz przysięgły tłumaczy ustnie – konsekutywnie przebieg rozmowy, spotkania, rozprawy lub innego wydarzenia.
4. Wykonanie usługi tłumaczenia ustnego wiąże się z wcześniejszym przygotowaniem się tłumacza do jego wykonania. Klient obowiązany jest dostarczyć materiały dotyczące tematyki tłumaczenia w terminie 7 dni przed terminem wykonania tłumaczenia ustnego. Niedopełnienie tego obowiązku zwalnia Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń z odpowiedzialności za ewentualne błędy w tłumaczeniu wynikające z niedostatecznej wiedzy tłumacza na temat danej dziedziny, zagadnienia czy kontekstu.

3. TRYBY REALIZACJI ZLECENIA TŁUMACZENIA PISEMNEGO:

1. Tryb standardowy – wykonanie zlecenia w terminie 3 dni roboczych. Termin ten może ulec wydłużeniu jeśli zlecenie przekracza jednorazowo 5 stron.
2. Tryb ekspresowy – wykonanie zlecenia w terminie 2 dni roboczych.
3. Tryb superekspresowy – wykonanie zlecenia w terminie jednego dnia roboczego liczonego od dnia przekazania zlecenia. Termin realizacji jest określony w zleceniu i jest liczony od momentu przyjęcia pełnego zlecenia. Do terminu wykonania zlecenia, wyrażonego w dniach roboczych, nie wlicza się sobót, niedziel i świąt ustawowo uznanych za dni wolne od pracy.

4. PROCEDURA SKŁADANIA I PRZYJMOWANIA ZLECENIA DO REALIZACJI:

1. Klient składa zapytanie ofertowe, w którym określa wszystkie charakterystyczne cechy tekstu do tłumaczenia – ilość stron/znaków ze spacjami tekstu źródłowego, język źródłowy i docelowy, tematykę i przeznaczenie tłumaczenia, preferowany termin realizacji i inne dane mogące mieć wpływ na zakres i koszt zlecenia. Zapytanie można złożyć drogą mailową, faksem, telefonicznie lub osobiście w Trójmiejskim Centrum Tłumaczeń.
2. W przypadku tłumaczeń ustnych Klient zobowiązany jest dostarczyć do Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń na min. 7 dni przed rozpoczęciem tłumaczenia materiały dotyczące tłumaczonego spotkania/konferencji/rozprawy/zdarzenia lub wskazać ogólnodostępne źródła dotyczące tematyki tłumaczenia. Niedopełnienie tego obowiązku zwalnia Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń z odpowiedzialności za ewentualne błędy w tłumaczeniu wynikłe z niedostatecznej wiedzy na temat danej dziedziny, zagadnienia czy kontekstu.
3. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń składa Klientowi odpowiedź na zapytanie w formie wyłącznie pisemnej – mailem, faksem lub pocztą. Oferta zawiera koszt realizacji zlecenia lub szacunkowy koszt realizacji zlecenia i/lub koszt za 1 stronę przeliczeniową/godzinę pracy tłumacza, ewentualne dopłaty lub rabaty, termin realizacji wyrażony w dniach roboczych od dnia złożenia zlecenia. Odpowiedź zawiera także warunki dostarczenia lub odbioru tłumaczenia oraz warunki płatności. Podane ceny i/lub koszty są kwotami netto, do których należy doliczyć 22% podatek VAT.
4. Klient akceptując zaproponowane warunki tłumaczenia składa zlecenie wyłącznie w formie pisemnej, drogą mailową lub faksem, korzystając z formularza zlecenia dostępnego na stronie internetowej, w biurze. Formularz zlecenia może też zostać wysłany Klientowi droga mailową lub faksem. Zlecenie powinno zawierać imię i nazwisko Klienta (dotyczy osób prywatnych) lub nazwę Klienta (dotyczy firm i instytucji), szacunkową cenę za stronę tłumaczenia lub szacunkowy koszt tłumaczenia, język lub języki docelowe, termin realizacji zlecenia, usługi lub warunki dodatkowe (np. weryfikacja, formatowanie tekstu), warunki dostarczenia tłumaczenia, oświadczenie Klienta o zapoznaniu się i zaakceptowaniu regulaminu świadczenia usług tłumaczeń, osobę do kontaktu po stronie Klienta w wypadku pytań związanych ze zleceniem. Zlecenie musi zawierać dane Klienta niezbędne do wystawienia faktury VAT, w tym pełną nazwę, adres siedziby, NIP, a także adres korespondencyjny na który należy wysłać fakturę i wykonane tłumaczenie. Złożenie zlecenia jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Klienta postanowień niniejszego regulaminu.
5. Do zawarcia umowy dochodzi w momencie potwierdzenia przez Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń (pisemnie, mailem, faxem bądź telefonicznie) przyjęcia zlecenia do realizacji na określonych warunkach.
6. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń zastrzega sobie prawo do zażądania od Klienta spełnienia dodatkowych formalności i/lub czynności przed przystąpieniem do realizacji zlecenia, jak np. przesłanie kopii dokumentów firmowych (KRS, Regon, NIP, wpis do EDG), przesłanie zlecenia faksem z podpisem i pieczęcią firmową, przesłanie zlecenia z konta email w domenie firmowej, przedpłata, zapłata przed realizacją.
7. Tekst do tłumaczenia może być przekazany do Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń w dowolnej formie: mailem, faxem, zapisany na nośniku elektronicznym, bądź w formie pisemnej (oryginał, kserokopia, wydruk). Tekst do tłumaczenia uwierzytelnionego Klient powinien dostarczyć w oryginale. W innym wypadku tłumacz umieści w tłumaczeniu informację, iż zostało ono wykonane na podstawie kopii.
8. Tekst tłumaczenia nieuwierzytelnionego jest wysyłany Klientowi mailem (zapisany w pliku edytora Microsoft Word lub Open Office) bądź przekazywany w siedzibie Biura Tłumaczeń w formie wydruku. Na życzenie Klienta tłumaczenie może zostać wysłane faxem i/lub listem poleconym bądź kurierem. Tłumaczenia uwierzytelnione przekazywane są wyłącznie w formie pisemnej - w siedzibie Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń bądź wysyłane listem poleconym bądź kurierem. Koszt wysłania tłumaczenia kurierem ponosi Klient. Tłumaczenia w wersji pisemnej przekazywane są Klientowi w jednym egzemplarzu. Za dodatkowe egzemplarze należy się opłata określona w indywidualnej wycenie. Dniem wykonania tłumaczenia jest dzień wysłania do Klienta tłumaczenia mailem, pocztą lub kurierem (decyduje data nadania). W przypadku umówienia się na odbiór osobisty w siedzibie Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń – dniem wykonania zlecenia jest dzień określony w potwierdzeniu przyjęciu zlecenia.
9. W przypadku tłumaczeń ustnych tłumacz może odmówić wykonania tłumaczenia w razie niesprawnej aparatury technicznej, zachowując prawo do umówionego wynagrodzenia. W trakcie wykonywania tłumaczenia Klient zobowiązany jest zapewnić tłumaczowi napoje chłodzące (wodę), kawę, herbatę.

5. KOSZTY, PŁATNOŚCI, REZYGNACJA KLIENTA:

1. Za wykonane tłumaczenie Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń wystawia Klientowi fakturę VAT z 7 dniowym terminem płatności przelewem.
2. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń może wystawić paragon w wypadku płatności gotówką w dniu odbioru tłumaczenia.
3. Koszty na fakturze/paragonie za tłumaczenie pisemne obliczane są w oparciu o ilość stron tłumaczenia i cenę za stronę przeliczeniową podaną w indywidualnej ofercie przygotowanej przez Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń. Podstawą ostatecznego rozliczenia zlecenia jest przeliczenie jego znaków i w związku z czym kwota na fakturze może odbiegać od szacunkowego kosztu zlecenia podanego w ofercie, obliczonego na podstawie ilości stron źródłowych. Koszt na fakturze może być także zwiększony o ewentualne dopłaty i/lub pomniejszony o ewentualne rabaty, uzgodnione przez strony i potwierdzone przez Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń w potwierdzeniu przyjęcia zlecenia.
4. W wypadku tłumaczeń przysięgłych ostateczny koszt tłumaczenia zaokrąglany jest do pełnych stron przeliczeniowych w górę.
5. W wypadku tłumaczeń zwykłych ostateczny koszt tłumaczenia zaokrąglany jest do pełnych stron przeliczeniowych w górę.
6. Czas pracy tłumaczy liczy się od godziny na którą był zamówiony do godziny określonej w zamówieniu tłumaczenia. W przypadku skrócenia czasu pracy tłumacza bez jego winy Klient ureguluje kwotę na jaką zlecenie zostało wycenione. Do czasu pracy tłumaczy ustnych doliczany jest czas dyspozycyjności tłumacza i czas dojazdu na miejsce zlecenia. Minimalny fakturowany czas pracy tłumacza ustnego to 4 godziny (1 blok), co oznacza że dla zleceń do 4 godzin trwania fakturowany czas pracy wynosi 4 godziny, dla zleceń powyżej 4 godzin pobierana jest stawka jak za cały dzień pracy (8 godzin-2 bloki). Przerwy w tłumaczeniu, trwające do 4 godzin wliczane są do czasu pracy tłumacza. Każda rozpoczęta godzina pracy tłumacza liczona jest jako pełna godzina.
7. W sytuacji gdy tłumacze ustni pracują w parach na zmianę, za każdego z tłumaczy pobierana jest osobna, pełna stawka za czas pracy/dyspozycyjności.
8. W wypadku opóźnienia w płatności Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń zastrzega sobie prawo do naliczania odsetek za zwłokę w wysokości 0,7% wartości niezapłaconych faktur za każdy dzień zwłoki.
9. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń zastrzega sobie prawo do pobrania przedpłaty lub całości opłaty "z góry" przed wysłaniem gotowego tłumaczenia lub przed przystąpieniem do jego realizacji.
10. W wypadku rezygnacji Klienta z realizacji zlecenia tłumaczenia pisemnego przed terminem jego wykonania, jest on zobowiązany do uiszczenia opłaty proporcjonalnej do ilości przetłumaczonych stron, nie mniej jednak niż 25% wartości zlecenia. W przypadku odstąpienia przez Klienta od zlecenia w dniu upłynięcia terminu jego realizacji Klient zobowiązany jest zapłacić na rzecz Biura Tłumaczeń karę umowną w wysokości ceny wykonanego tłumaczenia. W wypadku rezygnacji Klienta z realizacji zlecenia tłumaczenia ustnego przed terminem jego rozpoczęcia lub wykonania, w czasie uniemożliwiającym zawiadomienie tłumacza o odwołaniu zlecenia (lub w trakcie trwania konferencji/szkolenia), Klient zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z dojazdem tłumacza na umówione miejsce oraz umówionej ceny tłumaczenia. W przypadku rezygnacji Klienta ze zlecenia tłumaczenia ustnego w czasie krótszym niż 48 godzin (licząc dni robocze) przed umówionym terminem zlecenia Klient zobowiązany jest do zapłaty 50% umówionej ceny usługi. Rezygnacja czy odwołanie zlecenia musi nastąpić w formie pisemnej (także mailem, faksem).

6. POUFNOŚĆ:

1. Wszystkie dokumenty źródłowe, materiały pomocnicze, gotowe tłumaczenie, a także ustne informacje udzielone przez Klienta są traktowane przez Biuro Tłumaczeń jako poufne i nie są w żaden sposób udostępniane osobom trzecim, za wyjątkiem tłumaczy, pracowników i współpracowników Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń w związku z realizacją tłumaczenia.
2. Powyższy punkt nie dotyczy materiałów dostępnych powszechnie (np. tłumaczeń stron internetowych i innych publikacji).
3. Na życzenie klienta Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń może wystawić odrębne zobowiązanie do zachowania poufności.
4. Indywidualne rabaty udzielane Klientowi przez Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń są objęte tajemnicą handlową.

7. PRAWA AUTORSKIE:

Majątkowe prawa autorskie do wykonanego tłumaczenia przechodzą z Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń na Klienta w momencie otrzymania przez Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń pełnej płatności za dane tłumaczenie.

8. REKLAMACJE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ TRÓJMIEJSKIEGO CENTRUM TŁUMACZEŃ:

1. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń posiada ubezpieczenie OC z tytułu prowadzonej działalności i ponosi odpowiedzialność określoną przepisami prawa, za straty finansowe wyrządzone przez błędy w tłumaczeniu pisemnym - do wysokości sumy ubezpieczenia OC Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń.
2. Odpowiedzialność Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń o której mowa w pkt. 9a nie obejmuje zleceń realizowanych w trybie superekspresowym. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń zobowiązuje się jednak do bezzwłocznego usunięcia ewentualnych błędów i/lub wad tłumaczenia.
3. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne, nieścisłości i niejasności w tłumaczeniu, które są konsekwencją takich błędów występujących w tekście źródłowym.
4. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne naruszenie praw osób trzecich do tekstu źródłowego i do tekstu wykonanego tłumaczenia. Klient składając zlecenie gwarantuje i oświadcza, iż tłumaczenie tekstu źródłowego, także jego powielanie, dystrybucja, publikacja czy sprzedaż nie naruszają żadnych praw osób trzecich, w szczególności praw autorskich.
5. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w wykonaniu tłumaczenia, wynikłe z przyczyn niezależnych od niego, tj. działania siły wyższej, przerwy w dostawie prądu, łączy internetowych, opóźnień środków transportu, którymi tłumacz ma dotrzeć na umówioną godzinę tłumaczenia ustnego.
6. W przypadku zaistnienia w tekście tłumaczenia literówek, oczywistych błędów językowych, błędnego przetłumaczenia wyrazów lub fraz z tekstu źródłowego, pominięcia fragmentów tekstu źródłowego bądź też nieterminowego wykonania tłumaczenia, Klient ma prawo w terminie 14 dni od otrzymania tłumaczenia zgłosić reklamację. Reklamację wraz z uzasadnieniem i wskazaniem konkretnych błędów w tłumaczeniu należy zgłosić do Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń w formie pisemnej. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
7. Warunkiem rozpatrzenia reklamacji i odpowiedzialności finansowej Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń jest terminowe opłacenie należności za tłumaczenie przez Klienta i przedstawienie faktury lub paragonu za wykonaną usługę.
8. W przypadku uznania reklamacji za słuszną Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń dokona nieodpłatnie korekty tłumaczenia, w najszybszym możliwym terminie, nie krótszym niż 7 dni od daty rozpatrzenia reklamacji.
9. W przypadku reklamacji dotyczących tłumaczenia ustnego rozpatrywane są jedynie reklamacje zgłoszone do Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń w trakcie trwania tłumaczenia lub do 7 dni od jego realizacji – w przypadku tłumaczenia, które zostało zarejestrowane za zgodą Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń na nośniku elektronicznym i możliwe jest jego odsłuchanie.

9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE:

1. Trójmiejskie Centrum Tłumaczeń zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie.
2. Aktualny regulamin jest publikowany na stronie internetowej Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń i w jego siedzibie.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, w tym w szczególności Kodeksu cywilnego oraz Ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 2006/ 90/631 z poźn. zm.).
4. Spory mogące powstać na tle realizacji zlecenia tłumaczenia strony zobowiązują się rozwiązać na drodze polubownej, a w przypadku braku porozumienia poddać rozstrzygnięciu sądowi powszechnemu, właściwemu miejscowo dla siedziby Trójmiejskiego Centrum Tłumaczeń.
5. Złożenie zlecenia tłumaczenia przez Klienta oznacza zapoznanie się z regulaminem i pełną akceptację jego postanowień.